A 1.ª reunião com o Organizador de Eventos

Assessoria / Inspirando

Hoje vamos ver como deve ser a primeira reunião com o Organizador de Eventos, antes da escolha e do fechamento do contrato. Vamos listar tudo aquilo que você precisa saber e perguntar para que possa tomar sua decisão com segurança e escolher o profissional perfeito.

Muito profissionais já iniciarão a conversa com você respondendo de antemão às questões abaixo, apresentando-as até por escrito. Outros não. Apenas esteja atenta, leve-as anotadas num caderninho e não se sinta envergonhada de tomar notas.  As informações devem ser clara, objetivas e completas, e não ensimesmadas. Veja que essa reunião é bem demorada, mas que não deve ultrapassar 2 horas, senão você poderá sair muito cansada e isso pode determinar sua escolha. Você pode também ter outras questões que não estão listadas abaixo, então leve-as também a essa primeira reunião.

1. Qual a sua disponibilidade para nossa data?

Veja bem, há cerimonialistas que possuem uma equipe enorme, podendo atender a mais de um casamento por data. Se você não faz questão que seja exatamente o cerimonialista principal da empresa contratada a te atender no dia (mas que, se você fechar um serviço de Assessoria, poderá te acompanhar por todo o processo), então ok. Apenas peça para conhecer quem provavelmente estará trabalhando para você no dia do seu casamento. Mas se você faz questão de ser o cerimonialista principal da empresa (e que geralmente dá nome a ela), deixe isso claro e verifique sua disponibilidade.

2. Como é a sua equipe?

A equipe dele deve ser adequada ao tamanho e tipo do seu evento. Pergunte ao cerimonialista como seria sua equipe para a realização do seu evento. Geralmente essa equipe é composta por mulheres até a faixa dos 30 anos. Veja se possuem uniforme ou algum tipo de identificação, para que seus convidados possa reconhecê-los no evento caso precisem. Pergunte quem ficaria com você no grande dia (talvez não seja o cerimonialista principal) e diga que gostaria de conhecer essa pessoa também (a afinidade com ela é muito importante também).

3. Como é a preparação de sua equipe para o evento?

Veja se a cerimonialista faz uma reunião com sua equipe antes e no dia do casamento, a que horas chegam e saem do evento. Verifique a alimentação da equipe (é estranho que eles comam durante o trabalho, o ideal é já terem realizado suas refeições e de forma reservada) – e não é você quem deve providenciar isso. Verifique também se estão preparados para auxiliar convidados com alguma dificuldade física, comunicar-se em outra língua, realizar o protocolo de determinadas cerimônias religiosas, orientar em caso de sinistro e acidentes, resoluções de conflitos e intempéries, de forma rápida, eficaz e discreta.

4. Quantos casamentos já organizou?

Eles adoram essa parte porque podem apresentar seu portfólio e experiência, principalmente no tipo de evento que você quer, no local que você quer. E quanto mais casamentos, melhor!

5. Quantos casamentos está organizando?

Nesse caso, quanto menos melhor pois ele poderá ter mais atenção e dedicação a cada um. Porém, saiba que isso pode significar aumento de valores.

6. Quais serviços você oferece?

Essa é uma das partes mais demoradas e que requer mais da sua atenção. Eles provavelmente apresentação dois tipos de atuação: a assessoria completa e o cerimonial do dia. Esteja atenta a cada um deles e ao que você quer também. Observe se seus serviços se apresentam para a organização e coordenação do evento e/ou para a execução do mesmo. Por exemplo, eles oferecem recepcionistas para a festa ou é um serviço a parte? Quem fica responsável pela manutenção do banheiro? E o cronograma de acontecimentos da festa coordenado com as músicas: são eles ou o dj, ou os dois? Eles receberão e entregarão o material alugado? Pergunte também sobre a sua atuação na festa, se é mais discreto ou se costuma usar o microfone para anunciar aos os momentos, e se pergunte o que você curte.

7. Com quais profissionais costuma trabalhar?

Um bom cerimonialista não irá te indicar ninguém se você não pedir. Ao fazer essa pergunta ele irá apenas apresentar aqueles profissionais com quem tem mais afinidade e experiência para trabalharem juntos. E, sim, como todo mundo, eles gostam mais de uns do que de outros, porque já está na estrada há tempo suficiente para conhecer o jeito de trabalhar de muita gente. Para eles, trabalhar com quem se gosta é uma festa também, eles ficam mais felizes e, consequentemente, tudo acontece de forma mais tranquila. Mas é claro que, um bom profissional, irá trabalhar com quem o cliente contratar, independentemente até se o conhece ou não. Um bom profissional não irá criticar o trabalho de ninguém (a não ser que seja um caso de domínio público grave), portanto fuja de alguém que o fizer.

8. Quais os valores dos seus serviços?

Essa sempre era a minha parte preferida. E sempre deixava para o final. Tenha de forma bastante clara os valores de todos os serviços. Isso é importante não só para fazer comparações dos orçamentos e poder tomar a melhor decisão, mas também para saber exatamente o que você está pagando e o que está recebendo. Se a cerimonialista organiza o kit toilete, se ela disponibiliza alguém apenas para checar a entrada dos convidados…, tudo tem um valor que você irá pagar e poderá cobrar caso não seja feito. Nesse momento negocie a forma de pagamento, mas não pechinche (isso pode parecer ofensivo). Você também pode apresentar algum serviço que gostaria que realizasse mas que não está no orçamento, fechando o valor para o mesmo.

(Foto da equipe Promolter Eventos no Castelo de Itaipava. Crédito da Foto: Hugo Carneiro Fotografia)

1 Comentário em A 1.ª reunião com o Organizador de Eventos

  1. Patrícia Alves • EM 15/03/2017

    Olá boa tarde. Eu me formei em Organização de eventos no senac e quero muito trabalhar nessa área de casamento já trabalhei com eventos sociais e quero voltar pra essa área. E eu tenho muitas ideias e quero muito usa-las. Aguardo resposta. Desde já grata.